Le 15/07/2020

L’organisation de la gestion des copropriétés est aménagée

Dans le sillage de la Loi Elan, les règles relatives à la gestion des copropriétés viennent d’être profondément modifiées, notamment dans le but de fluidifier et d’assouplir certaines procédures. Que devez-vous savoir à ce sujet ?

Concernant la gestion et l’organisation de la copropriété

  • Concernant la répartition des charges

Pour mémoire, il a été annoncé qu’à compter du 1er juin 2020, la participation des copropriétaires aux charges entraînées par les services collectifs et éléments d’équipement commun serait déterminée en fonction de l’utilité objective qu’ils présentent à l’égard de chaque lot.

En application de cette annonce, il est désormais prévu que l’état de répartition des charges fixe la quote-part afférente à chaque lot :

  • proportionnellement à la valeur des parties privatives comprises dans le lot, pour les charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes ;
  • en fonction de l’utilité objective que les services et éléments d’équipement commun présentent à l’égard de chaque lot pour les charges entraînées par lesdits services et éléments, dès lors que celles-ci ne sont pas individualisées.
  • Concernant la vente d’un lot

Pour mémoire, jusqu’à présent, le vendeur d’un lot en copropriété était tenu de porter à la connaissance du potentiel acheteur qui le demandait le carnet d’entretien de l’immeuble ainsi que le diagnostic technique.

Cette disposition est désormais supprimée.

  • Etat daté

Pour mémoire, dans le cadre de la vente d’un lot de copropriété, le syndic doit adresser au notaire (à sa demande ou à celle du vendeur) un état daté, qui est un document indiquant :

  • les sommes restant dues au syndicat par le copropriétaire vendeur (au titre par exemple des provisions exigibles du budget prévisionnel) ;
  • les sommes dues par le syndicat au copropriétaire vendeur ;
  • les sommes qui devraient être à la charge de l’acquéreur (par exemple les provisions non encore exigibles du budget prévisionnel)..

Désormais, l’état daté ne porte plus uniquement sur le transfert de tout ou partie des droits d’un copropriétaire sur le lot vendu, mais également sur les lots qui font l’objet d’une même vente.

  • Opposition du syndic

Pour mémoire, dans le cadre de la vente d’un lot de la copropriété, le vendeur doit en principe présenter au notaire un certificat émis par le syndic et datant de moins d’un mois, qui atteste qu’il est libre de toute obligation à l’égard du syndicat.

Si tel n’est pas le cas, le notaire doit aviser le syndic de la vente du lot dans les 15 jours suivant celle-ci.

Cela doit permettre au syndic d’obtenir le paiement des sommes restant dues par l’ancien propriétaire, en formant une opposition au versement des fonds relatifs à la vente.

Jusqu’à présent, l’opposition du syndic devait notamment énoncer les créances du syndicat relatives aux charges et travaux.

Désormais, le contenu de l’opposition du syndic est plus large, et doit énoncer les créances de toute nature détenues par le syndicat des copropriétaires.

  • Adresse électronique

Pour rappel, la vente d’un lot de copropriété doit être notifiée au syndic, et doit, notamment, préciser le domicile réel ou élu de l’acheteur.

Désormais, son adresse électronique devra également être fournie au syndic, sous réserve de son accord expresse.

Concernant le conseil syndical

  • Délégation conventionnelle au profit du conseil syndical

Il a été créé le 1er juin 2020 une délégation conventionnelle au profit du conseil syndical dès lors que celui-ci est composé d’au moins 3 membres.

Cette délégation est conventionnelle, c’est-à-dire que l’AG conserve la possibilité de se ressaisir de son droit de vote pour les décisions confiées au conseil syndical.

La délégation doit permettre au conseil syndical de prendre des décisions relevant de la majorité simple (travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble, suppression des vide-ordures pour des impératifs d’hygiène, autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes, etc.).

Toutefois, sont exclues de la possibilité de délégation l’approbation des comptes, la détermination du budget prévisionnel et les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et réglementaires.

Il est désormais prévu que lorsqu’il bénéficie d’une telle délégation de pouvoirs, les décisions prises par le conseil syndical sont consignées dans un procès-verbal, signé par 2 de ses membres.

Le procès-verbal mentionne le nom des membres du conseil syndical ayant participé à la délibération, ainsi que le sens de leur vote. Il est transmis au syndic qui l’inscrit au registre des procès-verbaux des assemblées générales.

Dans ce cadre, il est précisé qu’un montant spécifique est alloué au conseil syndical au sein du budget prévisionnel voté chaque année pour l’exercice de cette délégation de pouvoirs.

Par exception, lorsque la délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel, l’assemblée générale précise le montant maximum alloué pour chacune d’elles.

Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l’assemblée générale.

Ces dispositions s’appliquent pour les assemblées générales qui se tiendront à compter du 31 décembre 2020.

  • Consultation des documents auprès du syndic

Jusqu’à présent, tout membre du conseil syndical qui voulait prendre connaissance (et éventuellement faire une copie) de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété devait être habilité par le conseil syndical pour le faire.

Désormais, cette habilitation n’est plus obligatoire.

  • Mise en concurrence du syndic

Lorsque l’assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel, et sauf dans les cas où elle en est dispensée, le conseil syndical doit communiquer au syndic un ou plusieurs projets de contrats issus de la mise en concurrence prévue au même article.

Concernant la comptabilité du syndicat

Jusqu’à présent, pour l’application des règles comptables du syndicat, les avances pouvaient représenter un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d’entre eux.

Ce n’est désormais plus le cas.

Concernant les procédures judiciaires

  • Mission de l’administrateur provisoire

Pour mémoire, le président du tribunal judiciaire peut désigner un administrateur provisoire dans la majorité des cas où la copropriété est dépourvue de syndic.

Jusqu’à présent, l’administrateur ainsi désigné se faisait remettre les fonds et l’ensemble des documents et archives du syndicat en vue de convoquer une AG pour désigner un syndic.

Désormais, les références des comptes bancaires du syndicat ainsi que les coordonnées de la banque doivent lui être remises, en plus des autres documents.

Pour les syndics ayant été dispensés d’ouvrir un compte bancaire séparé par décision de l’assemblée générale, ces dispositions n’entrent en vigueur qu’à compter du 31 décembre 2020.

  • Missions du mandataire ad hoc

Pour rappel, depuis le 1er juin 2020, lorsqu’un copropriétaire devient seul propriétaire de tous les lots de la copropriété (on parle de « réunion des lots en une seule main »), cela entraîne la dissolution du syndicat des copropriétaires. Par principe, le syndic procède aux opérations de liquidation.

A défaut, le juge peut désigner un mandataire ad hoc pour le faire.

Il est désormais prévu que ce mandataire soit désigné par le président du tribunal judiciaire à la demande de tout intéressé.

Il a pour mission de procéder aux opérations de liquidation du syndicat des copropriétaires et de le représenter pour introduire ou poursuivre les actions en justice nécessaires à la liquidation.

Cette procédure est applicable en l’absence de syndic et, dans les cas d’empêchement ou de carence de celui-ci, à condition qu’il puisse être prouvé que le syndic n’a pas répondu pendant plus de 8 jours à une mise en demeure qui lui a été adressée.

Par ailleurs, dans les cas d’empêchement ou de carence du syndic, il est prévu que le président du tribunal judiciaire désigne un administrateur provisoire de la copropriété. Désormais, le terme de mandataire « ad hoc » remplace celui d’« administrateur provisoire ».

  • Désignation d’un mandataire ad hoc

Pour mémoire, tout intéressé peut demander au président du tribunal judiciaire de désigner un mandataire ad hoc pour agir en justice au nom du syndicat, lorsque :

  • le syndicat est partie dans un procès relatif à l’exécution de la construction de l’immeuble, aux garanties dues ou aux responsabilités encourues à cette occasion ;
  • et le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, leurs commettants ou employeurs, leurs préposés, leurs parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus ont, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, même par personne interposée, participé à ladite construction.

Désormais, cette action est ouverte dans le cas où le concubin du syndic ou ses parents et alliés jusqu’au 2ème degré seulement ont participé à la construction de l’immeuble.

  • Action en justice en cas de carence ou inaction du syndic

L’action en justice que le président du conseil syndical (ou l’un ou plusieurs des copropriétaires représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires à défaut) peut exercer à l’encontre du syndic en cas de carence ou d’inaction de celui-ci est portée devant le président du tribunal judiciaire statuant selon la procédure d’urgence dénommée « procédure accélérée au fond ».

Lorsqu’elle est exercée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires, le président du tribunal judiciaire saisi désigne un mandataire ad hoc représentant les intérêts du syndicat.

Les frais de cette action sont avancés par le ou les copropriétaires représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires. Ceux-ci en supporteront définitivement la charge si l’action est rejetée par le juge.

  • Frais avancés du syndic pour les procédures judiciaires

Il est désormais prévu que le président du conseil syndical exerce, aux frais du syndicat des copropriétaires, les procédures judiciaires suivantes :

  • celles relatives à l’obligation pour l’ancien syndic de fournir les documents nécessaires et références du compte bancaire du syndicat en cas de changement de syndic ;
  • celles relatives à l’obligation par le syndic de transmission des pièces relatives à sa gestion et à l’administration de la copropriété ;
  • celles relatives à la saisine du juge en cas d’impayés atteignant plus de 25 % des sommes exigibles du budget provisionnel.

Un état des frais de justice prévisionnels accompagné de devis doit en outre être présenté au syndic, afin qu’il procède aux avances nécessaires à la conduite de ces procédures.

  • Représentation judiciaire en cas de démembrement de propriété

Pour rappel, depuis le 1er juin, en cas d’indivision, les indivisaires sont représentés par un mandataire commun, qui est désigné par eux, ou à défaut pas le juge.

En cas de démembrement de propriété entre un usufruitier (la personne qui peut jouir du bien immobilier) et un nu-propriétaire (la personne qui peut disposer effectivement du bien immobilier, et qui peut, par exemple, le vendre), les intéressés sont, à défaut d’accord entre eux, représentés par le nu-propriétaire. En cas de pluralité d’indivisaires, le mandataire est désigné par le juge.

Pour l’application de ces dispositions, il est désormais prévu que le président du tribunal judiciaire statue selon la procédure accélérée au fond lorsque l’absence d’accord entre les indivisaires ou nus-propriétaires impose la désignation judiciaire d’un mandataire commun.

  • Union de syndicats

Pour rappel, lorsqu’un syndicat de copropriétaires est membre d’une union de syndicats, son représentant au conseil de l’union est désigné parmi les copropriétaires, les associés dans le cas d’une société propriétaire des lots, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité ou leurs représentants légaux.

Désormais, cette désignation peut également viser les concubins de ces personnes.

Par ailleurs, jusqu’à présent, lorsqu’une personne morale était désignée en qualité de représentant d’un membre du conseil de l’union, elle y était représentée par son représentant légal ou statutaire, ou, à défaut, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet.

Le choix entre le représentant légal ou statutaire ou le fondé de pouvoir est libre.

Concernant les notifications et mises en demeure

Pour mémoire, un syndic professionnel est tenu de mettre à disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé (un « extranet ») aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés.

Lorsque la copropriété est dotée d’un espace en ligne sécurisé, la notification des documents (comme l’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes, le projet de règlement de copropriété si l’assemblée est appelée à se prononcer dessus, etc.) peut être faite par mise à disposition de ceux-ci sur un espace du site dont l’accès est réservé aux copropriétaires, dès lors qu’ils donnent leur accord.

La convocation à l’AG doit mentionner expressément que ces documents sont accessibles en ligne, ainsi que la durée de leur mise à disposition.

De plus, toutes les notifications et mises en demeure peuvent également être faites :

  • soit par lettre recommandée électronique (garantissant notamment la vérification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire et une preuve du dépôt de celle-ci devant comporter des mentions obligatoires) ;
  • soit au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications.

Le délai que les notifications et mises en demeure par voie électronique font courir a pour point de départ le lendemain de la transmission, par le prestataire de services de confiance qualifié, l’avis électronique informant le destinataire d’un envoi électronique.

L’accord exprès du copropriétaire qui est nécessaire pour que les notifications et mises en demeure soient valablement faites par voie électronique doit préciser s’il porte sur :

  • les notifications ;
  • les mises en demeure ;
  • ou les deux.

Cet accord exprès peut ne porter que sur les modalités particulières de notification.

Lorsqu’il est formulé lors de l’assemblée générale, cet accord est mentionné sur le procès-verbal d’assemblée générale.

Il peut également être adressé à tout moment au syndic par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de sa réception.

Par ailleurs, lorsque les notifications et mises en demeure sont faites au moyen du procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié, chaque copropriétaire concerné en est informé au moins 15 jours avant le premier envoi effectué par ce moyen

Le copropriétaire peut à tout moment retirer son accord exprès selon les mêmes formes que celles prévues pour l’acceptation des modalités de notification. Si cette décision est formulée lors de l’assemblée générale, le syndic en fait mention sur le procès-verbal.

Cette décision prend effet le lendemain du 8ème jour suivant la réception par le syndic de l’information.

Ces mesures sont applicables lorsqu’un administrateur provisoire est désigné, ou dans le cas où l’AG est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire.

Le prestataire de service de confiance qualifié chargé de la transmission par voie électronique des mises en demeure et notifications doit délivrer à l’expéditeur un récépissé du dépôt électronique de l’envoi ainsi qu’un justificatif de la transmission de l’envoi par ses soins au destinataire.

Ces documents comportent les informations suivantes :

  • le nom et le prénom ou la raison sociale de l’expéditeur, ainsi que son adresse électronique ;
  • le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique ;
  • un numéro d’identification unique de l’envoi attribué par le prestataire ;
  • la liste des pièces remises par l’expéditeur en vue de leur envoi ;
  • la date et l’heure du dépôt électronique de l’envoi ainsi que celles de la transmission au destinataire de l’envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié tel que défini par la règlementation européenne ;
  • la signature électronique et le cachet électronique avancés tels que définis par la règlementation européenne, utilisés par le prestataire lors de l’envoi.

Les preuves de dépôt et de transmission doivent être conservés par le prestataire pour une durée minimale d’un an.

Si un envoi électronique est envoyé au prestataire de services de confiance qualifié, un avis électronique lui est envoyé en ce sens.

Cet avis comporte :

  • le nom de l’expéditeur de l’envoi électronique ;
  • l’objet de l’envoi électronique ;
  • un lien hypertexte invitant le destinataire à télécharger le contenu de l’envoi adressé par l’expéditeur, disponible pendant au moins 21 jours à compter de la transmission de l’avis électronique ;
  • la reproduction de la mention suivante : “ En application du second alinéa de l’article 64-2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, le délai que les notifications et mises en demeure par voie électronique font courir a pour point de départ le lendemain de la transmission de l’avis électronique au destinataire. Pour le présent envoi, la date de transmission est le : (date à préciser). ”

Si le prestataire de services de confiance qualifié constate, après un délai de 48 heures suivant la transmission de l’avis électronique au destinataire, que ce dernier n’a pas procédé au téléchargement du contenu de l’envoi électronique qui lui a été adressé, il lui adresse un message de rappel comportant les mentions suivantes :

  • le nom de l’expéditeur de l’envoi électronique ;
  • l’objet de l’envoi électronique ;
  • un lien hypertexte invitant le destinataire à télécharger le contenu de l’envoi adressé par l’expéditeur, disponible pendant au moins 21jours à compter de la transmission de l’avis électronique ;
  • la reproduction de la mention suivante : “ En application du second alinéa de l’article 64-2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, le délai que les notifications et mises en demeure par voie électronique font courir a pour point de départ le lendemain de la transmission de l’avis électronique au destinataire. Pour le présent envoi, la date de transmission est le : (date à préciser). ”

Ce nouveau message est sans incidence sur le point de départ du délai des notifications et mises en demeures réalisées par voie électronique.

Le prestataire de services doit conserver, pendant au moins 1 an, la preuve de l’historique de la transmission et des éventuels incidents survenus durant celle-ci. L’expéditeur a accès à ces informations pendant ce même délai.

En cas de retard dans la réception ou la perte des données, la responsabilité du prestataire est engagée.

  • Entrée en vigueur

Les mesures pour lesquelles il n’a pas été indiqué d’entrée en vigueur différée (au 31 décembre 2020 par exemple) s’appliquent depuis le 4 juillet 2020.

Source :

  • Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété
  • Arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires

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